Lựa chọn diễn giả cho chương trình không phải là điều một sớm một chiều; nó không phải là một công việc dễ dàng cho những người làm event. Diễn giả phải phù hợp với mục đích của sự kiện, với chủ đề bài diễn thuyết và với cả đối tượng khán giả mà bạn đang hướng đến. Do đó, trước khi lựa chọn diễn giả, hãy cân nhắc những điểm sau để mang lại chất lượng tốt nhất cho khán giả cũng như tất cả các bên liên quan.
1. Xác định rõ mục tiêu sự kiện và thống nhất các chủ đề lớn
Trước khi làm mọi thứ, điều chúng ta cần thiết đó là xác định và hiểu rõ mục tiêu của nó và tổ chức sự kiện cũng như vậy. Khi bạn xác định rõ được các mục tiêu, bạn sẽ biết được sự kiện lần này cần một diễn giả như thế nào, và ai là người phù hợp, từ đó sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn.
Mục tiêu sẽ là sẽ tiền đề cho rất nhiều thứ về sau của sự kiện vì vậy để nó chính xác và đầy đủ nhất, bạn hãy sắp xếp các buổi họp lên mục tiêu với các bên liên quan, đối tác và nhà tài trợ của mình. Từ nhiều góc nhìn khác nhau thì mục tiêu của bạn sẽ tiếp cận được đến khách hàng mục tiêu.
Từ mục tiêu đã lên, bạn hãy cùng mọi người thống nhất được các chủ đề, nội dung phù hợp cho sự kiện. Sử dụng nhiều nguồn thông tin, để nội dung có thể hấp dẫn hơn. Và lưu ý rằng, chủ đề và nội dung của bạn đã chọn phải đem lại được nhiều nguồn kiến thức bổ ích cho khán giả. Như vậy, thì họ mới có thể sẵn lòng bỏ thời gian của mình ra để tham dự sự kiện.
Sau khi xong hết cả 2 vấn đề trên, hãy lên danh sách những điều mà sự kiện bạn cần ở một người diễn giả. Điều đó sẽ dễ dàng hơn trong lúc bạn đi tìm kiếm các diễn giả.
2. Tìm kiếm những diễn giả phù hợp
Khi chọn một diễn giả của sự kiện, bạn hãy đặt mình vào vị trí của người tham dự và xem thật kỹ các chương trình trước đây của người đó để biết được khả năng truyền tải của họ dưới góc nhìn của một người tham dự. Cách duy nhất để tạo nên một sự kiện thành công là xem xét nhu cầu, sở thích và đặc điểm của khán giả để chọn các hoạt động và diễn giả phù hợp nhất với họ.
Xem xét chi phí cho phép để mời diễn giả cho sự kiện. Có những diễn giả rất phù hợp cho sự kiện nhưng chi phí để mời họ lại rất cao so với mức cho phép của bạn. Vì vậy, đi đôi với việc phù hợp bạn cần tìm hiểu rõ về chi phí thuê để chúng ta có thể cân nhắc các diễn ra khác nhau và chọn ra được người tốt nhất.
Hãy nhớ rằng diễn giả là người mà ekip của bạn sẽ làm việc chung suốt sự kiện và có ảnh hưởng khá quan trọng. Do đó hãy xem xét thái độ khi làm việc chung với người khác của họ ở các dự án trước đây mà họ từng tham gia. Điều này sẽ giúp chúng ta biết rõ cách làm việc của diễn giả hơn, dễ dàng phối hợp với nhau và đi đến một kết quả tốt. Đây cũng sẽ là một yếu tố mà bạn nên cân nhắc khi chọn diễn giả, cách làm việc phù hợp sẽ giúp tiến độ công việc nhanh hơn và sẽ tốt hơn cho sự kiện.
3. Thương lượng chi phí với diễn giả
Sau khi có danh sách các diễn giả đã được xem xét qua các yếu tố trên, bạn sẽ tiến hành liên hệ, thông báo các thông tin về sự kiện với họ để diễn giả có thể nắm bắt thông tin.
Yếu tố đầu tiên bạn cần phải làm việc kỹ với các diễn giả đó là chi phí khi góp mặt trong sự kiện. So với lúc bạn tìm hiểu ban đầu, chi phí sẽ có sự thay đổi vì diễn giả đã biết được các thông tin và nội dung mà họ cần nói trong sự kiện. Bạn sẽ phải thương lượng để có thể chốt được một mức chi phí phù hợp, không bị chênh lệch quá nhiều so với ngân sách ban đầu. Sau khi bạn có được tổng hợp chi phí của các diễn giả, bạn sẽ xem xét để chọn được người phù hợp nhất và bắt đầu tiến hành điều chỉnh lại nội dung cho sự kiện.
4. Điều chỉnh nội dung sự kiện với diễn giả và các bên liên quan
Trước khi chốt lại nội dung cùng các bên liên quan, bạn và diễn giả cần phải chốt được nội dung sẽ nói trong sự kiện trước. Bạn cung cấp thông tin chi tiết hay những sự thay đổi của sự kiện cho diễn giả và họ sẽ phải cho bạn biết rõ hết những gì mà họ sẽ nói trong sự kiện. Cả hai cùng nhau điều chỉnh ra những nội dung phù hợp và có được nội dung tổng thể bản đầu tiên.
Diễn giả, các bên liên quan sẽ phải cùng ngồi lại với nhau để có sửa và chốt nội dung. Tất cả những điều chỉnh sẽ được các bên thống nhất và bản nội dung cuối cùng sẽ gửi lại sau cuộc họp ngày hôm đó.
Cuối cùng, điều diễn giả cần là chuẩn bị nội dung, rehearsal và đợi ngày sự kiện diễn ra. Nội dung đã chốt nhưng trước ngày sự kiện diễn ra mọi nội dung chương trình sẽ vẫn có thể thay đổi. Tuy nhiên, nó sẽ chỉ sẽ thay đổi trong một khuôn khổ cho phép.
Kết luận
Một diễn giả phù hợp cho sự kiện không chỉ dừng lại ở việc người đó có độ nổi tiếng cao. Nó còn phù hợp bởi các yếu tố khác như người đó có phù hợp với mục tiêu, chi phí sự kiện hay cách làm việc của người đó như thế nào. Chính vì vậy hãy chuẩn bị và chọn lựa kỹ lưỡng để có thể tổ chức một sự kiện tốt nhất.
Biên tập: Hoàng Tiến
Nguồn: bizbash
