Theo một báo cáo của Diễn đàn Sự kiện Toàn cầu (Global Event Forum) thì đây là 3 yếu tố có thể tạo nên hoặc phá vỡ một sự kiện. Vậy 3 yếu tố đó là gì? Tại đây sẽ có lời giải đáp cho những thứ bạn đang tìm hiểu.

1. Chiến lược 

Khi nói đến chiến lược sự kiện, chúng ta sẽ không nhắc đến thiết kế phong cách gì, kịch bản đường dây như thế nào hay chủ đề sự kiện là gì mà chúng ta có thể hiểu, nó trả lời cho câu hỏi "Tại sao sự kiện này diễn ra?" và nó “Đóng vai trò gì vào các mục tiêu của công ty, mục tiêu của tổ chức?”.

Khi nói đến chiến lược sự kiện, bạn phải có hiểu biết thực sự tốt về các xu hướng kinh doanh cũng như môi trường kinh doanh sản phẩm của bạn đang diễn ra trong nước và trên toàn thế giới như thế nào để có hướng tiếp cận đúng đến khách hàng mục tiêu và những điều mà họ cần. Bên cạnh đó, cũng cần am hiểu về môi trường, nhu cầu của ngành tổ chức sự kiện để xem xét có những điều gì mới lạ có thể áp dụng để tối ưu được mục đích của sự kiện này.

2. Thiết kế

Tiếp theo là thiết kế sự kiện. Ở yếu tố này chúng ta sẽ nói đến vị trí của một người lập kế hoạch sự kiện, điều hành sản xuất và cả đội thiết kế. Đây là giai đoạn thực hiện lý do tại sao sự kiện được tổ chức và nó phục vụ cho chiến lược sự kiện như thế nào. Đội ngũ lên ý tưởng và thiết kế cần phải cân đo giữa yêu cầu của sự kiện và ngân sách để tạo nên hành trình trải nghiệm cho sự kiện.



Thiết kế ở đây không chỉ đơn thuần là bộ nhận diện thương hiệu, sân khấu hay khu vực đón khách trông như thế nào, mà còn mang ý nghĩa của thiết kế trải nghiệm khách hàng. Với các công việc này thì những bộ phận liên quan sẽ phải làm việc chặt chẽ với nhau để tạo nên một tổng thể thống nhất.

3. Vận hành

Sau tất cả những khâu ý tưởng, thiết kế, đây là lúc biến tất cả từ bàn giấy ra thực tế. Đây là giai đoạn quyết định sự thành công và đền đáp công sức của những giai đoạn lập kế hoạch trước đó. 

Vận hành sự kiện là giai đoạn cần sự phối hợp nhịp nhàng và tập trung cao độ của toàn bộ ekip theo đúng kế hoạch đã đề ra. Trong đó có thể kể đến những vị trí của sản xuất, lắp ráp phần cứng, sân khấu, hậu đài, kỹ thuật, hậu cần... Bên cạnh đó cần phải nhạy bén xử lý tình huống và ra quyết định đúng đắn trong những tình huống khẩn cấp.

Kết hợp lại với nhau để có một kết quả sự kiện hoàn hảo

Sau khi vận hành sự kiện, điều tiếp theo là chúng ta cần phải kết hợp kết quả vừa thu được với chiến lược đã đặt ra. Tại đây, những người điều hành và theo dõi chiến lược phải nắm được dữ liệu khách hàng, cách lấy và sử dụng chúng. Ở phần vận hành sự kiện, ekip chương trình đã thực hiện thu thập dữ liệu, họ là người sử dụng tiền, và người điều hành chiến lược là người xác định ROI của số tiền đó. Sau đó, sẽ có đánh giá về những gì diễn ra tại sự kiện, những phản hồi về dữ liệu khách hàng đã thu thập và đưa dữ liệu vào so sánh với chiến lược đã đề ra.

Điều lớn nhất mà chúng ta mong muốn đó là kết quả cuối cùng của sự kiện: là trải nghiệm khách hàng, sự hoàn hảo của sự kiện và mức độ thành công của sự kiện đó. Vậy nên hãy bám chắc vào 3 yếu tố chính đã nêu trên sẽ giúp bạn có được kim chỉ nam nhất định trong quá trình lên kế hoạch và vận hành sự kiện để có được một sự kiện tuyệt vời và đạt được những chiến lược phát triển cho doanh nghiệp.

Biên dịch: Như Quỳnh

Nguồn: Endless Events