14 ý tưởng hay nhất về chỗ ngồi tại sự kiện

Mặc dù lịch trình, địa điểm và F&B của sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên trải nghiệm của người tham dự, nhưng chỗ ngồi tại sự kiện cũng là phần quan trọng không kém. Nó có thể ảnh hưởng đến cách khách tham dự tương tác với nhau, trao đổi thông tin và cảm xúc của họ trong suốt cả sự kiện. Bây giờ hãy cùng khám phá những xu hướng hot nhất gần đây về vị trí chỗ ngồi tại sự kiện trong bài viết sau đây nhé!

1. Tạo ra sự đồng điệu ngẫu nhiên giữa những nhóm người tham dự

Những người tham dự sẽ có thể dễ dàng thấu hiểu được mục đích của sự kiện của bạn nếu họ cảm thấy thư giãn và thoải mái. Bạn có thể phân loại sơ lược người tham dự thành những nhóm nhỏ dựa trên việc khảo sát trước hoặc thông qua việc đăng ký tham dự, sau đó sắp xếp vị trí các nhóm gần giống nhau về nhu cầu, mục đích hay sở thích... gần kề nhau. Khuyến khích người tham dự làm quen với nhau để làm sâu sắc hơn các cuộc trò chuyện của họ, đồng thời hỗ trợ tối đa việc kết nối và cải thiện khả năng ghi nhớ về mặt nội dung mà sự kiện muốn truyền tải đến họ.

2. Chia khu vực ngồi thành các cụm nhỏ hơn để mọi người có thể di chuyển xung quanh

Ngồi trong thời gian dài không thoải mái có thể tác động tiêu cực đến trải nghiệm của người tham dự. Việc khu vực chỗ ngồi nhỏ hẹp sẽ có thể làm những người tham dự lúng túng len lỏi quanh bàn ghế hoặc đôi khi làm phiền người khác trong khi họ đang cố gắng tìm lối di chuyển. Do đó hãy cho khách hàng của bạn thấy ở sự kiện, họ hoàn toàn có thể cảm thấy thoải mái quanh khu vực chỗ ngồi với nước uống và snack, ngoài ra họ có thể dễ dàng di chuyển tham quan nhiều khu vực khác một cách dễ dàng.  

3. Mang đến sự an toàn khi bố trí vị trí chỗ ngồi

An toàn luôn được đặt lên hàng đầu trong tâm trí của người tổ chức sự kiện nhưng có thể vấn đề này còn được đặt biệt quan tâm hơn nữa ở góc độ người tham gia. Trong không gian ngồi của sự kiện cần được sắp xếp sao cho người tham dự dù ở bất kỳ vị trí nào cũng có thể dễ dàng nhận ra các lối di chuyển và lối thoát hiểm dễ dàng. Ngoài ra, khi không gian có thể quan sát được toàn bộ sẽ giúp cho mọi người bắp kịp cuộc vui mọi lúc mọi nơi.

4. Sử dụng công nghệ để thiết kế bố cục chỗ ngồi

Sử dụng phần mềm sơ đồ sự kiện 2D hay 3D sẽ giúp bạn có được bố cục chính xác một cách dễ dàng. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, xác định sơ đồ chỗ ngồi nhanh chóng; ngoài ra, bạn có thể tính số đo chính xác của đồ nội thất và các đồ dùng khác cho sự kiện. Hơn nữa, sử dụng phần mềm 3D để gợi ý chỗ ngồi cho khách còn tạo nên trải nghiệm chân thật như được hướng dẫn trực tiếp tại chỗ chỉ với công nghệ ảo. 

5. Sắp xếp thêm các khu vực nghỉ ngơi cho khách tham dự

Ở các loại hình sự kiện mang tính chất hội họp như hội thảo, hội nghị, họp báo.. thì luôn bố trí các khu vực ghế ngồi tiêu chuẩn phục vụ cho thời lượng dài của sự kiện. Vì vậy, những vị khách của bạn cũng có thể cần một phút thư giãn gân cốt khỏi chỗ ngồi tiêu chuẩn của họ nên việc bố trí thêm những khu vực nghỉ ngơi sẽ giúp ghi điểm cho sự kiện của bạn. Việc người tham dự có thể nghỉ ngơi trong một ít phút sẽ giúp họ ngăn chặn tình trạng kiệt sức sau hàng giờ đồng hồ tiếp nhận thông tin từ diễn giả và giúp họ nạp lại năng lượng cho những phần tiếp theo. 

Ngoài ra, ở các sự kiện giải trí ngoài trời người tham dự thường hoạt động khá nhiều và dễ dẫn đến tình trạng mất sức thế nên việc bố trí các khu vực để họ có thể đến nghỉ ngơi là một phần tất yếu, bạn có thể tích hợp khu vực thư giãn, khu vực bán đồ lưu niệm và khu vực F&B lại thành một không gian tiện ích cho người tham dự.

6. Bố trí các điểm sạc cho thiết bị điện tử

Khách tham dự thường sẽ có điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay khi đến sự kiện. Cung cấp cho họ một nơi để sạc các thiết bị này để họ thuận lợi tham dự trọn vẹn sự kiện. Tùy theo quy mô và bố cục không gian của địa điểm mà bạn có thể sắp xếp các điểm sạc ngay khu vực chỗ ngồi hoặc tại các khu vực nghỉ ngơi cho khách để tránh việc di chuyển chỗ ngồi rối loạn.

7. Giảm kích thước khu vực đăng ký để có thêm chỗ ngồi cho sự kiện

Nên sử dụng các biện pháp check-in điện tử giúp tăng tốc quá trình, giảm hàng chờ và giải phóng một số diện tích, không gian sàn cho các khu vực khác của sự kiện. Những phần mềm ứng dụng công nghệ đám mây để quản lý và lưu trữ thông tin khi check-in sẽ cho phép người tham dự truy cập bằng nhiều loại thiết bị, vì vậy không cần diện tích lớn cho bàn làm check-in, bạn thậm chí chỉ cần lễ tân đón khách cho khu vực này khi công việc đã được kỹ thuật số bằng mã QR và các đường link đã được gửi đi trước. Đây chắc chắn là một đề xuất vừa tối ưu không gian vừa tiết kiệm chi phí cho bạn.

8. Hãy thử thay đổi bố cục từ những đường thẳng thành đường tròn

Đối với một số sự kiện cần sự tác giữa những người tham dự, đồng thời muốn có một sự đổi mới khác với khuôn khổ truyền thống trong nhận thức của họ thì cách thức sử dụng bàn tròn và sắp xếp chỗ ngồi theo hình vòm cung có nhiều lợi ích hơn so với cách sắp xếp theo kiểu rạp hát truyền thống. Chỗ ngồi kiểu rạp hát bị giới hạn các cuộc trò chuyện, người tham gia chỉ có thể nói chuyện với những người ngồi bên cạnh hoặc phía sau họ. Mặt khác, dạng chỗ ngồi hình tròn tạo ra các nhóm nhỏ và khuyến khích mọi người trò chuyện vì họ có thể thoải mái nhìn thấy nhau mà không cần di chuyển quá nhiều. Bàn tròn cũng loại bỏ nhu cầu tìm chỗ ngồi “tốt nhất” trong phòng vì các lối đi đều thuận lợi đều như nhau.

9. Sử dụng một số kiểu ghế độc đáo, đa chức năng

Làm nổi bật khía cạnh sáng tạo của kế hoạch bằng cách sử dụng những chỗ ngồi độc đáo trong sự kiện! Thử sử dụng những loại hình ghế đôi, ghế dài… thay cho các kiểu ghế truyền thống để tạo điểm mới lạ cho sự kiện. Nếu có khu vực ngoài trời, hãy đặt những chiếc ghế dài có gắn tên thương hiệu ở những nơi mát mẻ hay khu vực nghỉ ngơi để mọi người có thể tận hưởng thoải mái trong vài phút. Bạn nghĩ sao khi sử dụng cả xích đu ở khu vực này? Vừa là nơi nghỉ chân vừa là nơi chụp hình lý tưởng cho người tham dự!

Việc sử dụng các món đồ nội thất đa chức năng cũng là một điểm mới là và tiện ích cho người tham dự như: cung cấp ghế đẩu vừa có chức năng là chỗ ngồi vừa là bàn thấp để khách đặt máy tính xách tay hoặc có thể thử loại ghế gấp liền bàn chẳng hạn.

10. Sắp xếp chỗ ngồi dựa trên phản hồi trực tiếp của khán giả

Ví dụ: Nếu kết quả khảo sát trước từ các khán giả của sự kiện mà bạn thu thập được cho thấy rằng họ muốn tạo nên một mạng lưới kết nối giữa những người tham dự từ sự kiện thì việc sắp xếp chỗ ngồi cần phải dễ dàng điều hướng, di chuyển và thoải mái trò chuyện với nhau. Ngược lại, nếu khán giả của bạn tập trung vào việc học hỏi từ diễn giả thì một sân khấu với chỗ ngồi được bố trí hợp lý sẽ giúp họ tập trung hơn vào phần diễn thuyết.

11. Trang trí khu vực đón khách bằng ghế dài và cây xanh

Bằng cách đưa ghế dài và cây xanh vào khu vực đón khách sẽ thể hiện sự thoải mái như không khí tại nhà cho người tham dự, thêm vào đó việc sử dụng cây xanh cũng thể hiện sự “xanh hóa” của sự kiện. Phong cách này làm nổi bật mong muốn của sự kiện là làm cho trải nghiệm khách hàng trở nên thú vị và gần gũi hơn, việc chú ý đến những chi tiết như thế này sẽ rất hữu ích và tạo nên sự mới mẻ khi người tham dự phải dự liên tục các sự kiện lặp lại, dễ gây nhàm chán.

12. Nắm bắt yêu cầu ánh sáng của sự kiện trước khi hoàn thành việc sắp xếp chỗ ngồi

Đảm bảo cường độ và mật độ ánh sáng phù hợp với tất cả khách tham dự, hiện nay hầu hết các phòng hội nghị và không gian tổ chức sự kiện truyền thống đều có được bố trí sẵn hệ thống ánh sáng cho bạn, do đó bạn cần phải cân nhắc về nhu cầu ánh sáng cho người tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp. Thêm một lưu ý là bạn cần nên biết về thời gian mặt trời lặn ở các sự kiện ngoài trời trong các giai đoạn chuyển mùa để xác định đúng về nhu cầu ánh sáng của sự kiện.

13. Có nhiều lựa chọn về kiểu ghế ngồi cho sự kiện ngoài trời

Bạn có rất nhiều sự lựa chọn cho việc “ngồi” của một sự kiện ngoài trời, có thể là dựa vào chủ đề sự kiện hay là dựa vào không gian địa điểm tổ chức, có một vài gợi ý như: ghế gỗ dài, ghế gấp, ghế bố, ghế lười, thảm lót hoặc có thể là võng đưa... miễn là chúng thoải mái và được sắp xếp ngăn nắp để khách tham dự có thể dễ dàng ra vào mà không vướng víu trang phục của họ. 

14. Sắp xếp chỗ ngồi theo bố cục bậc thang

Việc sắp xếp bố cục chỗ ngồi bậc thang sẽ giúp sự kiện trở nên bắt mắt hơn về mặt hình ảnh thông qua việc bố trí chỗ ngồi với nhiều mức độ cao khác nhau. Có thể dựa trên địa hình và cấu trúc của không gian tổ chức để lựa chọn sắp xếp sao cho bố cục chỗ ngồi trông như bậc thang, không cần mỗi hàng ghế đều là một bậc mà bạn có thể chia thành dãy hàng như 3 hàng đầu sử dụng ghế thấp, 5 hàng sau sử dụng ghế trung bình và 5 hàng cuối là ghế cao nhất chẳng hạn. Điều này sẽ giúp người tham dự có nhiều góc nhìn đẹp, rõ ràng và thuận lợi để theo dõi hơn cho họ mà không cần đến quá nhiều thiết bị hỗ trợ khác.  

Kết luận

Trên đây là những ý tưởng liên quan đến kế hoạch bố trí chỗ ngồi cho sự kiện nổi bật nhất mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng qua bài viết bạn sẽ có thêm nhiều ý tưởng thú vị và hữu ích hơn trong việc bố trí chỗ ngồi cho sự kiện của bạn sắp tới. Đọc thêm nhiều bài viết về ý tưởng hay nhất cho sự kiện tại Stage!VietNam nhé.

Biên tập: Kiều Quyên 

Nguồn: Socialtables