Việc thực hiện proposal xin tài trợ cho sự kiện là một trong những bước đầu tiên trong hành trình tạo ra sự kiện. Sẽ có rất nhiều những khó khăn và trở ngại trong giai đoạn này, đặc biệt là với newbie của ngành. Vậy nên bài viết này sẽ mách bạn 14 mẹo cần ghi nhớ khi thực hiện proposal xin tài trợ để gửi đến cho các nhà tài trợ tiềm năng.


1. Để ý đến những file tài liệu gửi cho nhà tài trợ qua email. Không nên gửi file có dung lượng lớn, hãy chuyển sang PDF hoặc chia sẻ file qua Google Drive hoặc Dropbox…



2. Bao gồm tất cả thông tin cần thiết trong proposal, như là logo, website, thông tin liên hệ, các trang mạng xã hội truyền thông cho chương trình, v.v. để các nhà tài trợ tiềm năng biết được những thứ họ muốn một cách nhanh nhất.



3. Tìm hiểu rõ về các công ty mà bạn đang tiếp cận để xác định những loại hình tổ chức nào thích hợp với các nhà tài trợ tiềm năng và lợi ích nào khi được trả quyền lợi mà họ mong muốn.



4. Cụ thể và chi tiết những gì có trong sự kiện. Làm rõ sự kiện của bạn là online hay offline, mục tiêu của sự kiện là gì, tại sao mọi người nên tham dự và tại sao các nhà tài trợ tiềm năng nên tài trợ cho sự kiện của bạn? Và đảm bảo bao gồm thông tin liên quan, như ngày tháng, địa điểm, diễn giả, công nghệ mà bạn sử dụng để thực hiện sự kiện, chẳng hạn như Zoom hoặc Facebook Live, v.v. hay công nghệ trình diễn sân khấu như Hologram, Kinetic...



5. Trình bày cụ thể nhất có thể về chân dung người tham dự sự kiện. Hãy nêu ra số lượng người ước tính sẽ có mặt tại sự kiện và cách mà họ tham gia tương tác làm tăng giá trị của nhà tài trợ và thúc đẩy vào sự thành công của sự kiện. Thông tin này thực sự thú vị và có giá trị đối với các nhà tài trợ tiềm năng.



6. Sử dụng ảnh/ video minh họa trong proposal. Chèn vào hình ảnh và video clip từ các sự kiện trước đó bạn đã thực hiện, để nhà tài trợ tiềm năng biết được năng lực của bạn và tin tưởng tài trợ cho sự kiện lần này.



7. Thêm vào những nhận xét của nhà tài trợ và khách tham dự trong những sự kiện trước. Hãy cho nhà tài trợ tiềm năng biết được bạn đã làm tốt như thế nào qua từng lời nhận xét đó.



8. Những con số đáng chú ý có thể tạo ra tác động lớn đến các nhà tài trợ tiềm năng. Sử dụng dữ liệu từ các sự kiện trước đó như số lượng người tham dự, diễn giả và người tham dự của bạn, số tiền đã huy động được (nếu đó là sự kiện gây quỹ), v.v.



9. Nêu ra chi tiết về quyền lợi tài trợ của từng gói. Điều này sẽ giúp từng nhà tài trợ tiềm năng biết được họ “cho đi và nhận lại” những gì. Sau đó khi đến bước đàm phán, bạn sẽ nói rõ hơn về những quyền lợi nằm trong gói mà nhà tài trợ mong muốn.



10. Đưa ra cấp độ độc quyền trong từng hạng mục. Bằng cách thể hiện rõ rằng chỉ có MỘT nhà tài trợ kim cương hoặc chỉ có MỘT nhà tài trợ cho khu vực VIP. 



11. Đưa logo và tên nhà tài trợ vào vé, F&B, các ấn phẩm truyền thông… để tạo sự thích thú cho người tham dự khi quyết định mua vé tham dự và trải nghiệm những tiện ích của sự kiện.



12. Thể hiện lợi ích của nhà tài trợ ngoài sự kiện này. Khi bạn thực hiện truyền thông sự kiện, việc quảng cáo nội dung của nhà tài trợ trên các trang sự kiện và các trang mạng xã hội là điều bắt buộc. Sau sự kiện, hãy khuyến mại thêm cho các nhà tài trợ của bạn bằng một số hình thức quảng bá để ghi nhớ thương hiệu của họ trong tâm trí khách tham dự. Đây chính là một cách tuyệt vời để thiết lập mối quan hệ liên tục với nhà tài trợ.



13. Đảm bảo những thông tin đưa ra là chính xác. Chú ý rằng không vì quá mong muốn nhận được cái gật đầu của các nhà tài trợ tiềm năng mà bạn “thổi phồng” những thông tin trong proposal. Hãy là chính bạn và tự tin với những thứ bạn đang làm.



14. Cảm ơn nhà tài trợ. Đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của bạn, cách họ có thể liên hệ với bạn và khi nào bạn sẽ liên hệ lại để đàm phán về việc tài trợ cho sự kiện này.



Trên đây là một vài lưu ý khi thực hiện proposal xin tài trợ cho sự kiện. Hy vọng sẽ giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích để việc thực hiện proposal được thuận lợi hơn.


Biên dịch: Như Quỳnh

Nguồn: EventBrite