Khi thực hiện lên kế hoạch cho một sự kiện sao cho hiệu quả nhất có thể, bạn sẽ cần phải có nhiều danh sách quản lý những việc cần làm, từ những thứ to lớn như đặt địa điểm cho đến những vật nhỏ trong hậu cần. Thật tiện lợi khi ngày nay có vô số ứng dụng và công cụ giúp làm mọi thứ đơn giản và nhanh chóng hơn. Với những tiện ích này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và công việc sẽ tiến triển nhanh hơn trông thấy.


Dưới đây là một vài tiện ích tuyệt vời giúp chúng ta cải thiện năng suất làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé!


QUẢN LÝ DỰ ÁN


Nếu dự án của bạn bao gồm nhiều thành viên và nhiều bộ phận, hãy luôn cập nhật mọi thứ bằng một trong những công cụ quản lý dự án này. Các ứng dụng sẽ giúp mọi người dễ dàng giao tiếp, truy cập những gì họ cần, chia sẻ danh sách việc cần làm và nhiệm vụ của mỗi bộ phận.


1. Trello


Giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng với Trello. Một ứng dụng quản lý dự án miễn phí, Trello cho phép người dùng cộng tác và ghim thẻ trực tuyến vào bảng, cung cấp cái nhìn nhanh về các dự án đang thực hiện. Các tab được mã màu giúp bạn dễ dàng xem những gì đã hoàn thành, những gì đang tiến hành và những gì cần thực hiện trong tương lai.

Chi phí: Các cá nhân có thể sử dụng gói miễn phí. Ngoài ra, khi sử dụng theo nhóm, người dùng có thể mở khóa các tính năng chuyên nghiệp bằng cách trả khoảng £7 (~229.000 VNĐ) cho mỗi người dùng mỗi tháng.



2. Eventbrite


Eventbrite lưu giữ tất cả thông tin và dữ liệu liên quan đến sự kiện của bạn, từ danh sách người tham dự đến xử lý các thanh toán. Nó cũng tập trung và tự động hóa các công việc tốn thời gian như đăng ký, bán vé và quảng cáo để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và theo dõi các giai đoạn trong việc tiến hành thực hiện sự kiện.

Chi phí: Eventbrite có ba gói: gói Essentials là lý tưởng nếu bạn đang tìm cách bắt đầu và chạy sự kiện của mình một cách nhanh chóng, gói Professional cung cấp các tính năng bổ sung như phân tích chi tiết và gói Premium phù hợp với các sự kiện lớn hoặc phức tạp cần giải pháp tùy chỉnh.


3. Basecamp


Basecamp giúp bạn sắp xếp nguồn dữ liệu của dự án ở một nơi, nghĩa là các nhóm có thể cộng tác ngay cả khi họ ở xa nhau. Các lợi ích của ứng dụng này bao gồm danh sách các việc cần tập trung, bảng hội thoại cho các câu hỏi và câu trả lời nhanh gọn, cũng như theo dõi tự động để giúp mọi người đi đúng hướng. Mặc dù Basecamp ít trực quan hơn các tùy chọn như Trello, nhưng nó được thiết kế để hỗ trợ làm việc từ xa và từ lâu đã trở thành một gã khổng lồ trong lĩnh vực này.

Chi phí: Có 30 ngày dùng thử miễn phí và sau đó trả phí cố định £70 (~2.288.000 VNĐ) mỗi tháng.



4. Google Drive


Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản và trực quan để lưu trữ và chia sẻ tệp, hãy chuyển sang Google Drive. Bạn có thể tải bảng tính, tài liệu, v.v. lên thẳng Drive hoặc chia sẻ những bảng tính bạn tạo trong Google với những người khác, cấp quyền truy cập chỉ xem hoặc chỉnh sửa. 

Chi phí: Miễn phí.



5. Slack


Khi nói đến ứng dụng dùng cho các phiên thảo luận và trò chuyện nhóm, hãy quên đi chuỗi email dài dòng và thay vào đó hãy thử dùng Slack. Slack cho phép bạn sắp xếp các chủ đề trò chuyện khác nhau thành các kênh để dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp cũng như tạo cuộc trò chuyện riêng tư giữa một vài thành viên. Nhìn chung, nó lý tưởng cho các cuộc trò chuyện nhanh và nhắn tin hàng ngày.

Chi phí: Slack cung cấp gói miễn phí và ba tùy chọn trả phí, bắt đầu chỉ từ hơn £5 (~164.000 VNĐ) mỗi tháng.



Ý TƯỞNG VÀ TRUYỀN CẢM HỨNG


Lưu trữ những ý tưởng và cảm hứng cho sự kiện một cách đơn giản nhất với các ứng dụng sau.


6. Pocket


Tìm thấy một cái gì đó thú vị, nhưng không có thời gian để xem nó bây giờ? Hãy lưu vào Pocket. Đó là một cách dễ dàng để theo dõi tất cả các bài báo và thông tin có giá trị bạn bắt gặp đâu đó khi đang xem online. Bạn cũng có thể chia sẻ bài viết lên các kênh xã hội của mình trực tiếp từ Pocket.

Chi phí: Miễn phí.


7. Evernote


Evernote để giữ tất cả các nguồn cảm hứng của bạn lại với nhau, từ các bài báo được lưu trên Pocket cho đến các hình vẽ và ghi chú nguệch ngoạc. Điểm hay nhất về Evernote là tất cả nội dung của bạn tự động đồng bộ hóa giữa các thiết bị. Việc của bạn là giữ mọi thứ ngăn nắp bằng các chức năng của sổ ghi chép và tab trong ứng dụng Evernote.

Chi phí: Bạn có thể bắt đầu sử dụng Evernote miễn phí. Nếu bạncần đến bộ nhớ nhiều hơn và các tính năng chuyên nghiệp như chú thích và lịch sử hoạt động, hãy chọn gói Premium (£4,99 ~ 163.000VNĐ/ tháng) hoặc gói Doanh nghiệp (£10,99 ~ 359.000 VNĐ/ tháng).



8. Feedly


Đơn giản hóa quá trình chuyển từ trang này sang trang khác để có nội dung thú vị với Feedly. Bạn có thể tìm kiếm các trang web của bên thứ ba trực tiếp từ ứng dụng Feedly bằng cách sử dụng các từ khóa để tìm nội dung có liên quan. Bạn cũng có thể cá nhân hóa giao diện Feedly bằng cách tạo một thanh bên với các chủ đề bạn đã chọn và thả các nguồn bạn tìm thấy vào từng chủ đề. Lưu nội dung để đọc sau, chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm và xem tin tức mới nhất từ các nguồn yêu thích của bạn.

Chi phí: Sử dụng gói miễn phí. Hoặc chọn một trong ba tùy chọn trả phí, bắt đầu từ ít hơn £5 (~163.000 VNĐ) mỗi tháng.



9. Hootsuite


Đối chiếu các chủ đề và cuộc hội thoại thú vị từ khắp các phương tiện truyền thông trong Hootsuite. Bạn thậm chí có thể lưu chúng trực tiếp vào Evernote hoặc Pocket. Tìm kiếm qua hashtag, chủ đề, người theo dõi để theo dõi những gì bạn quan tâm.

Chi phí: Miễn phí. Đối với các tính năng bổ sung, bạn có thể chọn một trong ba gói trả phí, giá bắt đầu chỉ từ dưới £30 (~980.000 VNĐ) mỗi tháng.



10. Pinterest


Nếu bạn thích cảm hứng trực quan, hãy truy cập Pinterest. Bạn có thể ghim hình ảnh đẹp vào bảng của mình, được sắp xếp theo chủ đề hoặc sở thích. Bất kể khi nào bạn cần cảm hứng cho những thứ như màu sắc, trang trí sự kiện hoặc phong cách ăn mặc, bạn có thể dễ dàng xem qua các bảng của mình và nhấp qua các trang web có liên quan. Bạn cũng có thể tạo bảng riêng tư mà chỉ bạn và nhóm của bạn mới có thể xem được.

Chi phí: Miễn phí.




TẠO RA HÌNH ẢNH


Trừ khi bạn là một người thiết kế chuyên nghiệp, bằng không thì việc tạo ra những hình ảnh trực quan như banner, poster... cho sự kiện của bạn có thể mất rất nhiều thời gian. Tạo ra các tài liệu trông chuyên nghiệp theo cách đơn giản và tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các ứng dụng thiết kế này.


11. Visme


Tạo ra mọi thứ từ bài thuyết trình cho đến đến đồ họa với Visme. Các bạn có thể thỏa thích sáng tạo để cho ra đời những ấn phẩm tạo được ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên bằng các thao tác kéo - thả đơn giản với các mẫu có sẵn trong công cụ này.

Chi phí: Sử dụng miễn phí hoặc chọn giữa ba gói trả phí để có thêm các tính năng như bộ nhớ không giới hạn và các tùy chọn khác.



12. Canva


Canva là một công cụ tuyệt vời để thiết kế và định dạng đồ họa. Nó cung cấp các mẫu tạo sẵn cho các nội dung thông thường như các bài đăng trên mạng xã hội, đồng thời cho phép bạn xây dựng một bộ thương hiệu bao gồm phông chữ, màu sắc và hình ảnh của thương hiệu.

Chi phí: Canva miễn phí. Để có thêm dung lượng lưu trữ và nhiều hình ảnh hơn, hãy chọn gói Pro (£99,99 ~ 3.263.000 VNĐ/năm). Để cộng tác với tư cách là một nhóm, hãy sử dụng Enterprise (£24 ~ 783.000 VNĐ/ tháng/ người).



TRUYỀN THÔNG & PHÂN TÍCH


Tạo sự kết nối với khán giả và những người tham dự của bạn bằng các công cụ truyền thông. Bên cạnh đó cần có những công cụ cung cấp chức năng phân tích, cung cấp dữ liệu quan trọng để làm cho hoạt động truyền thông tiếp thị trong tương lai của bạn thành công nhất có thể.


13. Mailchimp


Tích hợp Mailchimp của Eventbrite đồng bộ hóa liền mạch danh sách người tham dự của bạn trên các ứng dụng, giúp bạn dễ dàng gửi email xác nhận, nhắc nhở và theo dõi. Bạn có thể sử dụng trình tạo email Mailchimp đơn giản từ bên trong Eventbrite để tạo các email thể hiện các giá trị thương hiệu của mình.

Chi phí: Bắt đầu sử dụng Mailchimp miễn phí. Ngoài ra còn có các gói Essentials (£9,99 ~ 329.000/ tháng), Standard (£14,99 ~ 489.000 VNĐ/ tháng) và Premium (£299 ~ 9.758.000 VNĐ/ tháng) để lựa chọn, cung cấp các tiện ích bổ sung như phân khúc khách hàng và báo cáo so sánh.



14. Zapier


Quản lý CRM (Customer Relationship Management) của bạn một cách dễ dàng với Zapier. Đặc biệt hữu ích cho các sự kiện quy mô lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn người đăng ký. Zapier tự động thêm người tham dự mới vào bảng tính. Bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm những người đăng ký cụ thể trong CRM của mình, thêm ghi chú và thẻ, thậm chí đăng ký danh sách cụ thể vào Mailchimp.

Chi phí: Bạn có thể sử dụng Zapier miễn phí hoặc chọn một trong bốn gói trả phí, có giá dao động từ khoảng £15 ~ 490.000 VNĐ/ tháng đến hơn £400 ~ 13.054.000 VNĐ/ tháng.




Những công cụ và ứng dụng trên sẽ phần nào giúp bạn thực hiện một số công việc một cách nhanh gọn và thuận tiện. Hy vọng sẽ là những thông tin bổ ích để bạn hoàn thành một sự kiện thật thành công.


Biên tập: Quỳnh Quỳnh

Nguồn: EventBrite