Tuần trước đã cùng Stage!Vietnam tìm hiểu thêm về những lỗi thường gặp sau phân tích hậu sự kiện trong phần 1, tuần này sẽ khám phá thêm 5 lỗi thường gặp còn lại nhé. 

Không xem xét hiệu suất của nhà cung cấp 

Nếu các nhà tổ chức sự kiện không xem xét hiệu suất của nhà cung cấp, họ sẽ bỏ lỡ cơ hội đánh giá hiệu quả của dịch vụ, xác định các yếu tố cần cải thiện hoặc tìm ra nơi các nhà tổ chức sự kiện có thể thương lượng giá tốt hơn. Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp đảm bảo trách nhiệm giải trình, giúp duy trì các tiêu chuẩn chất lượng và cung cấp thông tin cho các quy trình lựa chọn nhà cung cấp trong tương lai, góp phần vào sự thành công của các sự kiện. 

Thu thập các số liệu và phản hồi quan trọng từ các nhà cung cấp, bao gồm việc họ có đáp ứng thời hạn, chất lượng dịch vụ, khả năng phản hồi với giao tiếp và mức độ hài lòng chung với quan hệ đối tác. Bằng cách phân tích thông tin này, đơn vị tổ chức sự kiện có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện, giải quyết mọi mối quan tâm hoặc vấn đề và thiết lập các chuẩn mực cho các quan hệ đối tác trong tương lai, dẫn đến mối quan hệ kinh doanh tốt hơn và kết quả sự kiện mạnh mẽ hơn.

Không theo dõi người tham dự

Khi những nhà tổ chức sự kiện không theo dõi những người tham dự sau sự kiện, họ sẽ bỏ lỡ một cơ hội quý giá để thu thập phản hồi, giải quyết các mối quan tâm và duy trì sự tương tác. Kết quả là đơn vị tổ chức sự kiện sẽ mất đi những hiểu biết sâu sắc mà họ có thể tận dụng để cải thiện các sự kiện trong tương lai. 

Hãy tạo thói quen theo dõi những người tham dự sau sự kiện. Bằng cách đó, chúng ta có thể cải thiện sự hài lòng và giữ chân người tham dự bằng cách thể hiện sự trân trọng đối với sự tham gia của họ khi giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan tâm được nêu ra trong sự kiện. Ngoài ra, các tin nhắn theo dõi được cá nhân hóa có thể tạo ra cảm giác kết nối và gắn kết, có thể khuyến khích người tham dự tham gia vào các sự kiện trong tương lai. Để thu thập phản hồi sau sự kiện, hãy thử các chiến thuật sau: gửi khảo sát sau sự kiện qua email và ứng dụng di động, tiến hành các nhóm tập trung hoặc phỏng vấn, theo dõi các kênh truyền thông xã hội để biết bình luận, cho phép người tham dự để lại đánh giá trực tuyến.

Bỏ qua ngân sách và phân tích tài chính 

Khi những nhà tổ chức sự kiện bỏ qua phân tích ngân sách và tài chính sau một sự kiện, họ sẽ bỏ lỡ những hiểu biết quan trọng về lợi nhuận, hiệu quả về chi phí và ROI của sự kiện. Đánh giá hiệu suất ngân sách cho phép người tổ chức xác định các lĩnh vực chi tiêu quá mức, kém hiệu quả hoặc bỏ lỡ cơ hội doanh thu, cho phép lập kế hoạch tài chính tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai. 

Cam kết sử dụng dữ liệu tài chính để xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và lập ngân sách thực tế dựa trên các khoản chi tiêu và nguồn doanh thu trong quá khứ. Làm quen với các lỗi tài chính phổ biến mà các nhóm sự kiện mắc phải để bạn có thể tránh chúng. Sau đây là một số lỗi thường gặp nhất: đánh giá thấp chi phí, chi tiêu quá mức ở một số lĩnh vực, không theo dõi chính xác các nguồn doanh thu, quên tính đến các chi phí ẩn, đánh giá thấp tầm quan trọng của quỹ dự phòng, bỏ qua các cơ hội cho các biện pháp tiết kiệm chi phí, quên cập nhật ngân sách thường xuyên trong suốt sự kiện, quản lý hợp đồng nhà cung cấp không tốt và không đạt được các điều khoản có lợi

Bỏ qua hiệu suất của công nghệ sự kiện

Công nghệ sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tăng số lượng người tham dự, hợp lý hóa hoạt động và cung cấp dữ liệu có giá trị để phân tích sau sự kiện. Việc bỏ qua hiệu suất công nghệ sự kiện có thể dẫn đến trục trặc kỹ thuật, trải nghiệm người dùng kém và bỏ lỡ cơ hội nâng cao trải nghiệm của người tham dự.

Để đánh giá và cải thiện hiệu suất của các giải pháp công nghệ sự kiện, người tổ chức có thể thu thập phản hồi từ người tham dự và các bên liên quan để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ngoài ra, bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng và khắc phục sự cố các giải pháp trước và trong sự kiện, nhà tổ chức sự kiện có thể đảm bảo rằng nền tảng họ chọn đang hoạt động như thiết kế và sẽ nâng cao trải nghiệm sự kiện.  

Bỏ qua phần “Bài học kinh nghiệm”

Nếu các nhà tổ chức sự kiện bỏ qua phần “bài học kinh nghiệm” trong phân tích sau sự kiện, họ có thể bỏ lỡ những cơ hội quý giá để xem xét về những thành công và thách thức, đồng thời nắm bắt những hiểu biết sâu sắc mà họ có thể sử dụng để cải thiện các sự kiện trong tương lai. Bằng cách lên lịch một buổi họp tóm tắt chuyên sâu với nhóm sự kiện, nhà tổ chức sự kiện có thể dành thời gian cho các cuộc thảo luận cởi mở và trung thực, thúc đẩy sự hợp tác, trách nhiệm giải trình, đồng thời đảm bảo đơn vị tổ chức sự kiện trở nên dày dạn kinh nghiệm hơn sau mỗi sự kiện.

Lên lịch họp sau mỗi sự kiện để xem xét các mục tiêu sự kiện, thảo luận về những thành công, thách thức, và xác định những điểm cần rút ra để cải thiện. Dành thời gian cho thảo luận cởi mở, khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên và cố gắng hết sức để nắm bắt rõ những gì nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng để thông báo cho các chiến lược sự kiện trong tương lai. Sau đây là một số chiến lược để chia sẻ hiểu biết với nhóm rộng hơn: tạo một báo cáo toàn diện tóm tắt những phát hiện chính và bài học kinh nghiệm, sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan như biểu đồ và đồ thị để trình bày dữ liệu một cách hiệu quả, chia sẻ báo cáo với các bên liên quan qua email hoặc nền tảng như Google Docs, hãy yêu cầu phản hồi và ý tưởng.

Kết luận

Khi mắc phải những lỗi phân tích hậu sự kiện dễ tránh này, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ làm hỏng tiềm năng tổ chức sự kiện của mình vì đã bỏ lỡ những hiểu biết giá trị mà không bao giờ được khám phá. Mặt khác, bằng cách đánh giá kỹ lưỡng mọi khía cạnh của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể xác định những thành công cần sao chép, những thách thức cần giải quyết và cơ hội đổi mới, đảm bảo có dữ liệu cần thiết để liên tục cải thiện chiến lược sự kiện của mình.

Nguồn: Bizzabo

Biên dịch: Huyền Thương