Các lễ hội âm nhạc ngoài trời thường có quy mô lớn, kéo dài nhiều ngày và thu hút đông đảo người tham dự; các sự kiện này thường được tổ chức trong một không gian rộng mở với nhiều hoạt động khiến chúng trở nên đặc biệt hơn. Tuy nhiên, khi bạn đang ở trong team dự án đang lên kế hoạch tổ chức một sự kiện âm nhạc ngoài trời, bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự thành công sự kiện của bạn và một số sai lầm thường gặp trong quá trình thực hiện dưới đây.

Sai lầm 1:  Gian hàng ẩm thực không đa dạng

Mặc dù F&B không phải là lý do quan trọng trong danh sách những lý do khiến mọi người tham dự lễ hội âm nhạc, nhưng đây là điều một chuyên gia sự kiện không nên bỏ qua, đặc biệt khi lễ hội tổ chức kéo dài cả ngày hoặc nhiều ngày và những người tham dự có thể ăn nhiều bữa ở đó. Trong một sự kiện lớn diễn ra nhiều giờ đôi khi vài ngày liên tiếp, những hạn chế về sự đa dạng và chất lượng của F&B đâu đó sẽ ảnh hưởng đến tổng thể mức độ hài lòng của các khách tham dự.

Cố gắng cung cấp nhiều sự lựa chọn đa dạng bao gồm: những món ăn nóng và lạnh, món ăn thức uống phù hợp tiết trời nóng bức, fast food, finger food... Trên hết, bạn phải đảm bảo thực phẩm thuận tiện để sử dụng trong môi trường lễ hội: gọn gàng, nhanh chóng và dễ mang đi bất cứ đâu. Tuy nhiên, có một điều lưu ý về F&B khi bạn muốn nắm bắt cách lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc:

Yêu cầu về chế độ ăn uống

Phục vụ sự kiện cũng phải đáp ứng các yêu cầu về chế độ ăn uống cần thiết và luôn đầy đủ và cung cấp đủ năng lượng cho khán giả để có thể duy trì và tham gia chương trình suốt một ngày dài. Vì vậy, hãy cân nhắc có một hoặc nhiều gian hàng thực phẩm dinh dưỡng hoặc cung cấp đồ ăn chay, thuần rau củ, đồ ăn tốt cho sức khỏe. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể phục vụ tốt hơn cho khán giả của mình.

Nguồn ảnh: Google Image

Sai lầm 2: Thiếu các biện pháp ngăn ngừa say nắng tại các sự kiện ngoài trời

Các lễ hội âm nhạc thường được tổ chức phổ biến trong mùa hè và say nắng là một mối quan tâm khá phổ biến. Có hai yếu tố chính trong việc ngăn ngừa say nắng cho những người tham dự sự kiện của bạn - cung cấp nhiều bóng râm và tiếp cận với nước. Nếu xung quanh không có nguồn bóng mát tự nhiên, chẳng hạn như cây cối, thì hãy đảm bảo bạn cung cấp nguồn bóng chẳng hạn như lều lớn để những người tham gia sự kiện (kể cả nhân viên, staff) tránh nắng. Vì vậy, làm thế nào để lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc và giữ cho những người tham gia sự kiện của bạn luôn đủ nước? Có ba bước quan trọng:

Ngoài việc bán nước uống tại khu vực F&B, hãy tạo thêm những trạm hoặc đài phun nước cho khách tham dự giải nhiệt trong ngày hè oi bức. Có đủ trạm hoặc đài phun nước cho số lượng người tham dự và đảm bảo rằng chúng được đặt ở những vị trí thuận tiện, dễ thấy xung quanh địa điểm tổ chức lễ hội. Chắc hẳn bạn không muốn khách tham dự vì thiếu những nơi giải nhiệt mà bị say nắng.



Hãy đảm bảo những khách tham gia sự kiện biết vị trí của các trạm cấp cứu. Biển báo là cần thiết và vô cùng hữu ích ở đây để hướng mọi người đi đúng hướng, tìm đúng vị trí các trạm/đài phun nước để có thể đến đó tránh nắng hoặc giải nhiệt.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 3: Nhân sự trong sự kiện

Đội ngũ nhân viên có sự đóng góp to lớn vào thành công chung trong sự kiện âm nhạc của bạn. Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc để những người tham gia sự kiện luôn cảm thấy được hỗ trợ và phục vụ chu đáo, hãy tập trung vào việc điều chỉnh và quản lý nhân sự của bạn. Nhân viên sự kiện cần được training bài bản và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, thân thiện với khách hàng bất kể môi trường áp lực. Vì vậy việc tuyển nhân sự và đào tạo nhân sự phù hợp với những vị trí chuyên dụng trong sự kiện là điều thiết yếu. Dưới đây là danh sách các vị trí nhân viên (ngoài các nhân sự vận hành chính) bạn sẽ cần và lý do:

Nhân viên giữ xe

Họ đảm bảo tất cả mọi người có thể đậu xe một cách an toàn và đúng quy định. Nhân viên giữ xe phải là người nắm và điều phối xe cộ thật gọn gàng và hiệu quả số lượng xe nhất, điều phối giao thông để không gây kẹt xe trong suốt quá trình trước và sau sự kiện.

Nhân viên phục vụ F&B

Vị trí đòi hỏi sự nhanh nhẹn, cẩn thận, không có sự sai sót vì an toàn vệ sinh thực phẩm trong sự kiện là điều không dễ thực hiện và đòi hỏi chịu được áp lực cao trong quá trình diễn ra sự kiện. Họ không chỉ giữ cho những người tham gia lễ hội của bạn được phục vụ một cách nhanh chóng, cẩn thận và chu đáo. 

Nhân viên vệ sinh

Mặc dù chỉ là công việc của những con người thầm lặng, nhưng nhân viên dọn vệ sinh xứng đáng giữ vai trò quan trọng trong tổng thể sự kiện với nhiệm vụ giữ cho vệ sinh tại khu vực sự kiện luôn sạch sẽ.

Supporter

Supporter hỗ trợ khá nhiều trong sự kiện: từ khuân vác các vật dụng thiết yếu hỗ trợ logistics, chạy việc, đi mua những nhu yếu phẩm cần thiết trong quá trình diễn ra sự kiện. Vì tính chất đó nên supporter thường là những bạn nam khỏe mạnh và là “thổ địa” tại nơi diễn ra sự kiện, đặc biệt đối với những chuỗi sự kiện được tổ chức ở nhiều thành phố khác nhau.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 4: Thiếu các biện pháp an ninh & an toàn

Việc đảm bảo an toàn và an ninh cho 1 sự kiện, đặc biệt là những sự kiện ngoài trời với số lượng khách tham dự lớn, thường không có các tiêu chuẩn cụ thể nào để đo lường hiệu quả và đảm bảo 100%. Sau cùng, trách nhiệm lớn nhất chính là giữ an toàn cho tất cả những người tham gia sự kiện. Dưới đây là cách lập kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc với năm điều cần cân nhắc hàng đầu về an toàn và an ninh:

Giám sát chung cho sự kiện

Để bắt đầu cho một sự kiện, bạn cần đảm bảo có đủ nhân viên an ninh được bố trí khắp nơi trong sự kiện và có thể giải quyết cho những sự cố nhỏ. Những nhân viên an ninh phải có những kiến thức cơ bản trong việc sơ cứu căn bản.

Ngoài ra, phải có những chốt về y tế ở một số chỗ cần thiết cho những trường hợp say nắng hoặc các vấn đề sức khỏe khác phát sinh.

Trong trường hợp khẩn cấp

Bạn cần tất cả nhân viên sự kiện phải có những kiến thức và tuân thủ đầy đủ về các thủ tục cần tuân theo cho các tình huống khẩn cấp lớn hơn. Đội ngũ an ninh của bạn cần phải có trình độ và được đào tạo về các phương pháp ứng phó cho các tình huống nguy hiểm như: thiên tai, phản động,...

Kế hoạch sơ tán

Đây là điều bắt buộc đối với mọi sự kiện, cũng như đảm bảo rằng tất cả nhân viên sự kiện đều được hướng dẫn cặn kẽ và được thông về những vị trí, lối thoát hiểm và hình thức sơ tán nếu có vấn đề trục trặc xảy đến.

Liên hệ với các cơ sở an ninh & an toàn bên ngoài

Thông báo cho các dịch vụ y tế và cơ quan thực thi pháp luật về sự kiện sắp tới của bạn và yêu cầu họ có mặt tại chỗ để có thể hỗ trợ cho sự kiện của bạn từ bên ngoài.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 5: Tạo ra lượng khí thải carbon lớn, gây ô nhiễm môi trường

Các lễ hội âm nhạc tạo ra một lượng lớn chất thải tỉ lệ thuận với quy mô của chúng, vì vậy nếu không có sự cân nhắc & suy tính từ trước, sự kiện của bạn sẽ kết thúc với một lượng lớn chất thải công nghiệp, gây ô nhiễm môi trường. Bạn đang băn khoăn về cách lập kế hoạch tổ chức lễ hội âm nhạc nhưng vẫn giảm thiểu nhất việc gây ô nhiễm môi trường, thì đây sẽ là một số những lựa chọn mà bạn nên hướng đến:

Sử dụng cốc phân hủy sinh học

Sử dụng những chiếc cốc bằng giấy hay có thể tái sử dụng cùng với chiến dịch “hãy mang theo chiếc cốc của bạn” sẽ góp phần rất nhiều trong việc hạn chế số lượng rác thải từ các cốc, ly nhựa. Cũng như cốc, hãy sử dụng những đồ vật khác có thể phân hủy sinh học dễ dàng, chẳng hạn như dĩa đựng thức ăn, nĩa, muỗng và bắt kịp xu hướng sử dụng ống hút giấy hoặc bằng tre, gỗ thân thiện với môi trường. Đừng quên, việc cung cấp nhiều thùng rác tái chế cũng trở nên quan trọng không kém, vì vậy rác thải sẽ được chuyển đến đúng nơi để nó có thể được “tái sử dụng lại” bằng nhiều cách nhưng vẫn thân thiện với môi trường.

Sử dụng ứng dụng, App sự kiện

Việc sử dụng những ứng dụng, App hiện đại dành riêng cho sự kiện cũng góp phần giúp bạn hạn chế được việc tạo thêm nhiều rác thải gây ô nhiễm từ những mẫu tờ rơi hay giấy ghi chú, đăng ký. Một ứng dụng sự kiện có thể hỗ trợ check-in đến cung cấp lịch trình, thông tin chi tiết về hoạt động trong chương trình, nghệ sĩ biểu diễn,... vô cùng tiện lợi nhưng lại không tốn một tờ giấy ghi chép nào.

Sử dụng ánh sáng tiết kiệm năng lượng

Ngay từ công tác chuẩn bị, bạn phải trao đổi với bên ánh sáng về việc yêu cầu họ cung cấp các thiết bị chiếu sáng tiết kiệm năng lượng nhất nhưng vẫn đảm bảo lễ hội của bạn nổi bật mà vẫn lưu tâm đến môi trường.

Lễ hội âm nhạc ngoài trời là cơ hội hoàn hảo để bạn có thể áp dụng các biện pháp “xanh” bảo vệ môi trường. 

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 6: Khu vực phòng vệ sinh không đảm bảo

Khi lên kế hoạch tổ chức lễ hội âm nhạc ngoài trời, việc bố trí nhà vệ sinh lưu động xung quanh khu vực lễ hội là tất yếu, trừ khi bạn đủ may mắn để đặt trước một địa điểm có nhà vệ sinh cố định. Vì vậy, đây là một trong những điều cần lưu ý khi bạn đang lên kế hoạch cho sự kiện. Không có gì gây bất bình cho khách tham dự bằng việc xếp hàng dài chờ đợi vì quá ít thiết bị vệ sinh, tệ hơn là họ còn không thể sử dụng được vì chất lượng các thiết bị vệ sinh không đảm bảo. Khi lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc, bạn phải có đủ các thiết bị phòng vệ sinh để người tham dự vui vẻ và thoải mái. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo việc cung cấp cơ sở vật chất sạch sẽ với đội ngũ nhân viên vệ sinh đảm bảo và duy trì việc giữ cho các phòng vệ sinh luôn ở trạng thái tốt nhất. 

Vì vậy, khi lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc với số lượng khách tham dự lớn, hãy nhớ chú ý nhiều đến các nhu cầu cơ bản và thiết yếu của con người, mà ở đây chính là tiện nghi trong nhà vệ sinh. Khách tham dự sẽ cảm thấy rất thoải mái và đánh giá cao về sự kiện của bạn.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 7: Những ý tưởng nhàm chán cho các hoạt động âm nhạc

Đối với những lễ hội âm nhạc thì việc lên ý tưởng cho các tiết mục biểu diễn và sắp xếp thứ tự các ca sĩ trong một chương trình là vô cùng quan trọng, nó không chỉ là sắp xếp đủ sân khấu cho các tiết mục biểu diễn. 

Điều quan trọng là bạn phải lên kế hoạch một cách “thông minh”, đan xen giữa những tiết mục biểu diễn với những nghệ sĩ trong các khung giờ hoạt động khác nhau nhưng vẫn đảm bảo lễ hội của bạn luôn diễn ra liên tục, sôi nổi, khán giả có thể thưởng thức các tiết mục biểu diễn của những nghệ sĩ mà họ yêu thích mà không bị gián đoạn.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 8: Cắt giảm chất lượng âm thanh - hình ảnh (AV)

Tham dự một lễ hội âm nhạc, điều bạn hay khán giả mong muốn được tận hưởng cụ thể và rõ ràng nhất là sự trải nghiệm âm thanh và hình ảnh. Hãy thử suy nghĩ, bạn đang tận hưởng buổi biểu diễn nhưng bị gián đoạn, âm thanh không truyền đi đủ xa hoặc chất lượng kém, bạn sẽ cảm thấy hụt hẫng và thất vọng. 

Sự phân bố vị trí các loa và chức năng của những loa âm thanh cũng góp phần dẫn đến trải nghiệm tuyệt vời hay tồi tệ cho khách hàng. Ví dụ: nếu loa chỉ ở phía xa bên ngoài sân khấu mà không có bất kỳ loa lấp đầy phần trung tâm, thì có thể tạo ra một lỗ hổng âm thanh ngay trung tâm nơi thường có các điểm quan sát chính.

Việc lựa chọn một công ty về âm thanh- hình ảnh (AV) uy tín cho lễ hội âm nhạc của bạn cũng là một điều vô cùng quan trọng. Sử dụng những sản phẩm hiệu quả, có chất lượng cao sẽ đảm bảo cho sự trải nghiệm của khách tham dự đạt được tối đa. Không chỉ nói về chất lượng của thiết bị mà khía cạnh an toàn cũng phải được đặc biệt chú ý, không nên để có bất kỳ những sai sót nào xảy ra trong quá trình sự kiện được diễn ra. Đội ngũ nhân sự của công ty âm thanh – hình ảnh (AV) phải được đảm bảo và có những kỹ năng trong việc giải quyết những vấn đề có thể xảy ra một cách nhanh chóng và nhiều kinh nghiệm với những chương trình lễ hội âm nhạc tương tự là điều tất yếu khi bạn xác nhận liên hệ hợp tác.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 9: Sử dụng những thiết bị chất lượng kém 

Làm thế nào để lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc nhưng gặp phải và sử dụng thiết bị không đáng tin cậy? Từ các thiết bị chiếu sáng, màn hình LED, âm thanh,...nếu từng bộ phận của thiết bị không hoạt động trơn tru nhưng lại không có đủ số lượng back-up, hoặc nguồn điện bạn sử dụng gặp vấn đề với thiết bị khiến bạn “trở tay” không kịp thì tất cả sẽ biến thành thảm họa.

Bạn nên đảm bảo rằng tất cả các nhà thầu và công ty thiết bị bạn hợp tác đều đáng tin cậy và những thiết bị đó phải được test và rehearsal nhiều lần trước khi đưa vào sử dụng. Nếu họ có đề xuất những thiết bị hiện đại mới thì vẫn rất tuyệt vời nhưng vẫn phải được kiểm tra một cách kĩ càng và phải phù hợp với những thiết bị khác đang sử dụng tại sự kiện của bạn. Thông thường, các công ty có thể kiếm nhiều lợi nhuận hơn bằng cách đưa vào sử dụng một số thiết bị cũ hơn, do đó bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng ở tình huống này để đảm bảo chất lượng sự kiện của bạn.

Để có thể đạt được mục tiêu và hoạt động hiệu quả trong chương trình thì các thiết bị phải được kiểm tra kỹ lưỡng về thời gian sản xuất, khả năng chống thấm nước, chịu được nhiệt phù hợp với thời tiết khắc nghiệt ngoài trời.

Hình ảnh: Google Image

Sai lầm 10: Không bảo vệ tài sản công cộng

Chỉ vì lễ hội của bạn được tổ chức ngoài trời, không có nghĩa là bạn có thể quên mất việc phải bảo vệ những tài sản công cộng ngay tại chính địa điểm bạn tổ chức. Với những sự kiện ngoài trời, việc di chuyển, hoạt động, vui chơi, ăn uống cũng có thể làm hư hại thảm cỏ tại địa điểm. Trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện, những buổi thực địa, khảo sát để kiểm tra về địa điểm, các hoạt động cắt cỏ, trải thảm bảo vệ cỏ không chỉ tạo ra một môi trường dễ chịu hơn cho những người tham gia sự kiện mà còn đảm bảo địa điểm được duy trì trong điều kiện tốt nhất có thể.

Hình ảnh: Google Image

Giống như hầu hết các sự kiện, điều quan trọng là phải lên kế hoạch cho lễ hội âm nhạc lưu tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất và tốt nhất để đảm bảo lễ hội diễn ra không gặp trở ngại và những người tham dự của bạn có một thời gian vui vẻ và thoải mái khi tận hưởng không khí lễ hội. 

Bạn là người đã có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch tổ chức lễ hội âm nhạc? Bạn muốn cải thiện điều gì thêm? Hãy chia sẻ ý kiến của mình trong ô bình luận ở bên dưới.

Kim Ngân

Nguồn: Hello Endless