Tài trợ là một yếu tố quan trọng trong kế hoạch sự kiện giúp nâng cao nhận thức về sự kiện và tăng nguồn tài trợ. Một chiến lược tài trợ tốt có thể đóng góp đáng kể vào doanh thu lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn thắc mắc về tài trợ sự kiện, chẳng hạn như phương pháp, kỹ thuật và cách thực hiện tốt nhất. Bài viết này sẽ trả lời 10 câu hỏi thường gặp về tài trợ sự kiện giúp bạn làm chủ sự kiện của mình.

1. Những loại sự kiện nào thu hút nhà tài trợ?

Có rất nhiều loại sự kiện đang thu hút các nhà tài trợ tiềm năng. Trước tiên, hãy xem xét danh sách khách mời sự kiện của bạn và những thương hiệu hoặc doanh nghiệp nào thường xuyên nhắm mục tiêu đến đối tượng đó. Và nếu sự kiện của bạn liên quan đến cộng đồng, bạn cũng có thể thu hút các nhà tài trợ địa phương hoặc khu vực. Không có gì lạ khi các loại sự kiện sau đây có những người ủng hộ và nhà tài trợ sự kiện có giá trị.

• Gala gây quỹ
• Sự kiện doanh nghiệp
• Ra mắt sản phẩm
• Hội nghị & Triển lãm Thương mại
• Trình diễn thời trang
• Sự kiện Team-Building
• Sự kiện khai trương, kỷ niệm

2. Có những loại tài trợ sự kiện khác nhau nào?

Các nhà tổ chức sự kiện có thể cung cấp nhiều loại tài trợ, từ tài chính đến dịch vụ thương mại. Mỗi loại đều có những lợi ích riêng, có thể giúp tăng thêm giá trị cho sự kiện của bạn. Đây là những loại tài trợ phổ biến nhất hiện nay:

• Tài trợ hiện kim: Nhà tài trợ hỗ trợ trực tiếp về tài chính.
• Tài trợ hiện vật: Nhà tài trợ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ làm quà tặng hoặc giải thưởng.
• Tài trợ truyền thông: Nhà tài trợ cung cấp quảng cáo và đưa tin trên các phương tiện truyền thông.
• Tài trợ khuyến mại: Nhà tài trợ cung cấp các voucher, ưu đãi sử dụng sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp.

Ngoài các loại tài trợ truyền thống, bạn cũng có thể sáng tạo với những gì bạn yêu cầu các nhà tài trợ tiềm năng hỗ trợ. Tùy thuộc vào loại sự kiện mà bạn đang tổ chức, hãy xem xét các cơ hội tài trợ cho mọi khía cạnh và yếu tố của sự kiện. Những nhà tài trợ này có thể bao gồm nhà tài trợ công nghệ sự kiện, tài trợ sân khấu hoặc diễn giả, tài trợ phòng chờ, thực phẩm và đồ uống, tài trợ gian hàng hoặc tài trợ địa điểm.

3. Định dạng gói tài trợ sự kiện nên bao gồm những gì?

Để thu hút nhiều nhà tài trợ, các nhà tổ chức sự kiện cần xây dựng các chiến lược tài trợ hiệu quả. Các nhà tổ chức sự kiện thường tạo ra các gói tài trợ ở cấp độ đồng, bạc, vàng và bạch kim cho phép các nhà tài trợ lựa chọn mức độ hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của họ. Tuy nhiên, bạn cũng nên linh hoạt trong việc thiết kế các gói tài trợ để đáp ứng nhu cầu của các nhà tài trợ tiềm năng. Dù bạn tạo gói tài trợ nào, những thông tin bạn nên có khi mời tài trợ phải gồm:

• Giới thiệu về hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của bạn và tính chất của sự kiện bạn đang tổ chức.
• Bất kỳ mục đích nào mà sự kiện hy vọng đạt được.
• Các lựa chọn tài trợ được xác định rõ ràng, với các tiêu chuẩn đầu tư và lợi ích tài trợ liên quan.
• Lời chứng thực từ các đối tác tài trợ sự kiện thành công trong quá khứ.
• Số liệu thống kê, dữ liệu và hình ảnh hấp dẫn về đối tượng mục tiêu.
• Giá trị gia tăng về thương hiệu, quảng cáo hoặc đặc quyền sự kiện VIP.
• Số liệu bạn sẽ đo lường và cách bạn sẽ theo dõi sau sự kiện.

4. Ví dụ về các đặc quyền tài trợ cần bao gồm trong gói là gì?

Bạn có thể cung cấp nhiều đặc quyền và lợi ích tài trợ dành riêng cho loại sự kiện mà bạn đang quản lý. Nhưng nếu bạn cần nguồn cảm hứng sáng tạo thì đây là một số ví dụ về đặc quyền tài trợ mà các nhà tài trợ sự kiện của bạn sẽ yêu thích.

• Xuất hiện trên các vị trí quảng cáo cũng như biển hiệu tại sự kiện.
• Tính năng thương hiệu và logo nổi bật trong suốt các tài liệu tiếp thị.
• Được đề cập trong các thông cáo báo chí, chiến dịch email và bài đăng trên mạng xã hội.
• Phòng chờ của nhà tài trợ, quyền truy cập sớm hoặc trải nghiệm VIP tại sự kiện.
• Vé miễn phí tham dự sự kiện cho nhân viên hoặc khách hàng của nhà tài trợ.
• Cơ hội diễn giả sân khấu dành cho nhà tài trợ.
• Dẫn đầu danh sách khách tham dự sự kiện để có cơ hội bán hàng trực tiếp.

5. Bạn nên nhắm mục tiêu kêu gọi tài trợ vào ai?

Tạo danh sách các doanh nghiệp, người có ảnh hưởng, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức cộng đồng và cá nhân công khai ủng hộ sự kiện của bạn hoặc nhắm mục tiêu cụ thể đến các đối tượng như khách mời của bạn. Dưới đây là một số mục tiêu kêu gọi tài trợ mà bạn có thể thêm vào danh sách của mình.

• Thương hiệu quốc gia
• Thương hiệu khu vực hoặc địa phương
• Nhân vật cộng đồng nổi tiếng
• Người nổi tiếng địa phương
• Tổ chức phát triển cộng đồng
• Các tổ chức phi lợi nhuận
• Doanh nghiệp địa phương
• Người ảnh hưởng trong ngành trực tuyến
• Công ty công nghệ hoặc phần mềm

6. Làm thế nào bạn có thể tìm được nhà tài trợ sự kiện mới?

Hãy khai thác các chiến lược này để tìm được nhà tài trợ sự kiện mới: 

• Sử dụng các nỗ lực marketing kỹ thuật số, bao gồm các chuỗi tiếp thị qua mạng xã hội và email, để thu hút các nhà tài trợ tiềm năng.
• Tham khảo khách mời sự kiện của bạn để có được khách hàng tiềm năng hoặc giới thiệu nhà tài trợ.
• Khuyến khích các cơ hội tài trợ bằng cách giảm giá sớm hoặc các đặc quyền có giá trị gia tăng khi tài trợ trong một khung thời gian cụ thể.
• Chia sẻ cơ hội tài trợ trên trang đích và trang web sự kiện của bạn.
• Liên hệ với các nhà tài trợ tiềm năng qua điện thoại và email, đề nghị một cuộc gặp để thảo luận.
• Nuôi dưỡng mối quan hệ lâu dài với các nhà tài trợ tiềm năng, những người có thể quan tâm đến các sự kiện trong tương lai.

7. Công cụ kỹ thuật số giúp tìm kiếm và tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà tài trợ sự kiện là gì?

Việc kết hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho chiến lược tài trợ có thể là một thách thức, đặc biệt là khi bạn đã có danh sách việc cần làm dài cho sự kiện của mình. Tuy nhiên, có một số công cụ trực tuyến và kỹ thuật số tuyệt vời có thể giúp bạn hợp lý hóa các nỗ lực tài trợ của mình và tiếp cận các nhà tài trợ tiềm năng. Dưới đây là một số giải pháp trực tuyến được thiết kế dành riêng cho những người lập kế hoạch sự kiện đang nhắm mục tiêu đến các nhà tài trợ sự kiện.

• TheSponsor: Nền tảng giới thiệu, kết nối và triển khai các sự kiện có nhu cầu tài trợ
• Group Facebook “Tìm Nhà Tài Trợ x Sponsorship Funding Official”: Dự án phi lợi nhuận hỗ trợ các công ty, tổ chức CSR, Social Enterprise.... kêu gọi vốn, tài trợ cho các hoạt động vì xã hội, vì con người, và vì cộng đồng.
• SponsorMyEvent: Đây là một trong những tài nguyên phổ biến nhất dành cho những người lập kế hoạch tên tuổi và thật tuyệt vời để tạo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ tài trợ.
• SponsorPark: Đây là nền tảng tư vấn tiếp thị cho phép xây dựng mối quan hệ giữa người tổ chức sự kiện và nhà tài trợ sự kiện.
• Sponseasy: Ứng dụng thân thiện với người dùng này rất phù hợp để tìm kiếm khách hàng tiềm năng tài trợ và thiết kế các gói tài trợ.

8. Lợi ích của việc đảm bảo tài trợ cho các sự kiện là gì?

Cho dù bạn là người lập kế hoạch sự kiện của công ty, đang quản lý các sự kiện kinh doanh hay bạn là người chịu trách cho một sự kiện xã hội gây quỹ sắp tới, thì hoạt động tài trợ đều rất quan trọng đối với nỗ lực của bạn. Khám phá nhiều lợi ích dưới đây và bắt đầu khai thác các yếu tố để lập kế hoạch sự kiện đạt được giá trị này.

• Các nhà tài trợ giúp bù đắp chi phí sự kiện.
• Các nhà tài trợ rất tốt cho việc nâng cao nhận thức về sự kiện.
• Các nhà tài trợ tăng thêm uy tín cho sự kiện của bạn.
• Các nhà tài trợ tạo thêm nhận thức về thương hiệu tổ chức sự kiện của bạn.
• Các nhà tài trợ mang lại sự tham gia đông đảo hơn cho sự kiện của bạn.

9. Những số liệu cần nào áp dụng cho hoạt động tài trợ?

Mối quan hệ tài trợ sự kiện của bạn không chỉ kết thúc khi sự kiện kết thúc. Bạn cần theo dõi các nhà tài trợ và chia sẻ các số liệu về giá trị và thành công của mối quan hệ đối tác. Đây là những thông tin mà nhà tài trợ của bạn muốn biết về ROI của khoản đầu tư của họ. Khi bạn gây ấn tượng với họ bằng những phân tích này, bạn sẽ có cơ hội được tài trợ cho các sự kiện trong tương lai.

• Chia sẻ thông tin về phạm vi tiếp cận và tần suất quảng cáo.
• Cung cấp lưu lượng truy cập trang web, bao gồm cả tỷ lệ nhấp chuột.
• Mô tả bất kỳ số liệu nào phác thảo các tương tác sự kiện.
• Hiển thị ảnh hưởng của nhà tài trợ dựa trên khách tham dự sự kiện đã gặp phải thương hiệu của họ.
• Phác thảo bất kỳ số liệu bán hàng hoặc khách hàng tiềm năng trực tiếp nào cho sự kiện.
• Cung cấp số liệu truyền thông xã hội, bao gồm cả lượt tìm kiếm và số lần hiển thị.

10. Một số sai lầm tài trợ sự kiện cần tránh là gì?

Bên cạnh việc tuân theo các phương thức hay nhất để tiếp cận và tận dụng các nhà tài trợ sự kiện, cũng có những sai lầm mà bạn cần tránh. Hãy đảm bảo rằng bạn không mắc phải những lỗi phổ biến này khi lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược tài trợ sự kiện của mình.

• Đừng đợi đến phút cuối mới liên hệ với các nhà tài trợ tiềm năng. Bắt đầu tìm nguồn tài trợ tiềm năng trước vài tuần hoặc vài tháng.
• Đừng biến cơ hội tài trợ của bạn thành một câu hỏi “có” hoặc “không”. Thay vào đó, hãy đưa ra các cấp độ “có” với bản phác thảo hấp dẫn về các đặc quyền và lợi ích ROI.
• Đừng spam tất cả mọi người trong danh sách liên lạc của bạn. Thay vào đó, hãy nhắm mục tiêu về những nhà tài trợ mà bạn tiếp cận, điều chỉnh sự kiện của bạn phù hợp với đối tượng hoặc sứ mệnh mục tiêu của nhà tài trợ tiềm năng.
• Đừng bỏ qua giá trị của các khoản tài trợ quy mô nhỏ, bao gồm cả các doanh nghiệp và cá nhân nhỏ.
• Đừng quên bao gồm ưu đãi tài trợ giá cao với các đặc quyền cấp VIP và khoản đầu tư năm con số. Nó sẽ không phù hợp với tất cả mọi người trong danh sách mục tiêu tài trợ của bạn, nhưng một số người có thể quan tâm.

Hãy bắt đầu khai thác yếu tố có giá trị cao này cho tất cả các sự kiện của bạn! Và nếu bạn có thêm câu hỏi về tài trợ hoặc bất kỳ chủ đề thúc đẩy kinh doanh nào khác khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hãy tìm kiếm trên Stage! Vietnam. 

Biên tập: Ánh Linh

Nguồn: Tổng hợp