Quản lý sự kiện là một trong những nghề nghiệp thú vị nhất hiện nay. Những người làm việc trong Ngành Sự kiện luôn bận rộn với công việc tạo nên trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và người tham dự. Bạn đang mong muốn mình sẽ "dấn thân" vào con đường Event? Đó là một sự lựa chọn nghề nghiệp thú vị, nhưng con đường này lại không hề trải đầy hoa hồng, các thử thách sẽ có thể khó khăn hơn những gì bạn tưởng tượng. Do đó, bạn cần phải hiểu rõ những điều mình đang làm nếu bạn muốn thành công với công việc đầy sự hứng thú này.Giúp bạn có thêm nhiều thông tin về Sự kiện, 05 chữ C của Quản lý sự kiện dưới đây sẽ dẫn những bước đầu cho bạn:

CONCEPT – Chủ đề Sự kiện

Bước đầu tiên để lập kế hoạch cho một sự kiện thành công là xác định Concept. Hãy suy nghĩ về những gì sẽ được tổ chức. Một trong những cách tốt nhất chính là: nghĩ về những sự kiện bạn đã từng tham dự trước đây, điều này sẽ cho bạn ý tưởng về những gì bạn tạo nên tạo dựng cho khán giả. Chắc chắn có ít nhất một sự kiện mà bạn đã tham dự đã tạo nên những kỷ niệm những ấn tượng vô cùng mạnh mẽ trong tâm trí bạn và đây là những gì bạn muốn làm với sự kiện của mình.

Thêm vào đó, để xác định được Concept, hãy suy nghĩ về lý do tại sao bạn lập kế hoạch cho sự kiện này. Mục đích của sự kiện là gì? Bạn có thể muốn tổ chức một sự kiện giải trí, một hoạt động gây quỹ từ thiện, hoặc có thể đây là một buổi hội thảo với chủ đề cụ thể. Khi bạn đã tìm ra lý do, bạn cần tìm ra đối tượng mà sự kiện nhắm đến. Bạn cần hiểu được đối tượng mục tiêu của mình: những người sẽ thích và nhận được nhiều giá trị nhất từ ​​sự kiện của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định "nội dung" của sự kiện bao gồm những gì - diễn giả, buổi biểu diễn, hoạt động, phục vụ ăn uống, v.v. để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự của bạn. Cuối cùng, bạn phải xác định thời điểm diễn ra sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.

Tổng hợp tất cả lại, bạn đã có được một bản kế hoạch sự kiện với Concept sáng tạo phù hợp với insight của khách hàng với những nội dung, giá trị và trải nghiệm thú vị.

Nguồn ảnh: The Creative Exchange  

COORDINATION

Bước tiếp theo sau khi bạn đã lên ý tưởng cho sự kiện của mình là chuẩn bị vận hành sự kiện đó.

au bước bạn tìm thấy chủ đề, đây là giai đoạn bạn sẽ bắt tay vào các chi tiết chuyên sâu hơn như  địa điểm, nội dung chi tiết của chương trình bao gồm visual, nhân sự trình diễn / diễn giả và lên kế hoạch sản xuất phần cứng, trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng, v.v. Khi những điều này được xác nhận, bạn có thể bắt đầu quảng cáo sự kiện cho những người tham dự tiềm năng của mình nếu như bạn đang chuẩn bị cho sự kiện phát hành vé.

Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã có trong tay 1 checklist & timeline hoàn chỉnh để theo dõi tiến độ sản xuất sự kiện. Đây cũng là bước bạn giao nhiệm vụ vận hành cho các thành viên trong nhóm của mình. Trong số các nhiệm vụ này sẽ cần sự phối hợp của cả team để hoàn thành tất cả công việc trong checklist bao gồm sản xuất nội dung: visual, diễn giả / nhân sự biểu diễn (ca sĩ, dancer, etc.), sản xuất phần cứng & kỹ thuật. Ngoài ra, bạn cần phải liên tục cập nhật tình hình tài chính để tránh chi tiêu vượt dự toán.

Nguồn ảnh: Marketing91

CONTROL

Đây là giai đoạn bạn cần chú trọng nhất khi chuẩn bị cho sự kiện: giám sát và kiểm soát quá trình sản xuất. 

Luôn bố trí nhân sự túc trực tại khu vực sự kiện để quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng. Ngoài ra, bạn nên thường xuyên xuất hiện tại địa điểm và để xác định, định hình công việc cho các ngày sắp tới của sự kiện - bao gồm ngày rehearsal hoặc cho các sự kiện dài ngày. Bạn cũng cần xem có không gian và tình hình thực tế để đưa ra những giải pháp thích hợp nếu như những kế hoạch ban đầu có phần chưa phù hợp. Thêm vào đó, việc kiểm soát tại site cũng góp phần giúp bạn nhận ra những rủi ro tiềm tàng để nhanh chóng cùng với team lên kế hoạch dự phòng chi tiết và đầy đủ hơn. 

Ở bước này bạn cũng nên lưu ý nhiều đến ngân sách sự kiện vì đây là giai đoạn dễ phát sinh chi phí nhất. Hãy luôn tỉnh táo và tập trung để có thể giải quyết những tình huống xấu nhất xảy ra trong quá trình sản xuất sự kiện của mình.

Nguồn ảnh: Rohan Makhecha

CULMINATION

Có thể nói đây là ‘D-Day’ - là lúc sự kiện diễn ra. Vào ngày này, bạn và toàn team cần phải đưa sự tập trung về mọi thứ lên hàng đầu.

Khi sự kiện đang diễn ra, bạn phải đảm bảo rằng tất cả hành trình phải luôn được liên tục được theo dõi, từ giai đoạn đón khách bên ngoài đến các diễn biến sân khấu bên trong. Trong quá trình điều phối mọi người trong team cần tập trung và thể hiện rõ tinh thần teamwork. Những thành viên đảm nhận vị trí điều phối sân khấu cần đảm bảo nếu một người đang phát biểu, diễn giả thứ hai đã sẵn sàng cho bài phát biểu của họ và người thứ ba đã xuất hiện trong phòng chờ, tương tự như với các nhân sự biểu diễn. Thêm vào đó, các thành viên ở khu kỹ thuật FOH cần phải vô cùng tập trung để từng giây sự kiện luôn được đảm bảo trùng khớp và mượt mà về phần trình chiếu màn hình, âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng. 

Ngoài ra, bạn phải luôn sẵn sàng cho tất cả những tình huống có thể diễn ra trong sự kiện và phải có đủ sáng suốt, vận dụng kiến thức và kinh nghiệm để giải quyết ổn thỏa những sự cố bạn gặp phải. 

Tóm lại, tất cả mọi nhân sự cần phải luôn tỉnh táo và tập trung cao độ mọi lúc trong thời gian diễn ra sự kiện.

Nguồn ảnh: Jametlene Reskp

CLOSEOUT

Sau khi sự kiện kết thúc thành công, đó vẫn chưa phải dấu chấm hết. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán và thanh lí hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, diễn giả, nhân sự v.v. đã được hoàn tất đúng hạn.

Thêm vào đó, các cuộc họp rút kinh nghiệm cho sự kiện cần được diễn ra sau tất cả các sự kiện. Tại đây, tất cả mọi người sẽ đưa ra nhận xét, những khó khăn, thuận lợi trong quá trình vận hành. Người leader sẽ đưa ra những nhận xét, nêu rõ những điều đã làm tốt và cho tất cả mọi người lời khuyên trong những việc có thể được cải thiện trong những sự kiện tiếp theo. 

Cuối cùng, hãy nhờ khách hàng cùng khách tham dự đưa ra phản hồi và nhận xét về sự kiện của bạn. Những ý kiến của họ sẽ là những đóng góp rất lớn để bạn có thể tạo nên những sự kiện tuyệt vời hơn trong tương lai.

Kết luận

Bây giờ bạn đã biết 5 điều C của quản lý sự kiện, bạn đã sẵn sàng lên kế hoạch cho sự kiện tuyệt vời tiếp theo của mình! Chỉ cần bạn luôn ghi nhớ 5 chữ C này, bạn sẽ luôn có được những sự kiện khó quên.

Anh Hoang 

Nguồn: Midlothian Conference Center