Bất kì sự kiện nào cũng đều có kịch bản và timeline của nó. Việc sự kiện diễn ra trơn tru sẽ giúp tiết kiệm chi phí, giúp người tham dự không thấy chán nản thế nên chắc chắn không ai muốn sự kiện kết thúc lâu hơn dự kiến. Và thật đáng lo ngại vì điều này dễ xảy ra khi mọi thứ chỉ mất kiểm soát một chút. Do đó bài viết này sẽ cung cấp một vài tips giúp cho sự kiện diễn ra mượt mà hơn và hạn chế tối đa việc “cháy timeline” sự kiện. Bắt đầu nào!
Không thể thiếu Stage Manager để sân khấu diễn ra mượt mà
Công việc của Stage Manager là đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra trên sân khấu đều thực sự mượt mà. Người này chịu trách nhiệm điều phối sân khấu diễn ra theo đúng kịch bản đã lên trước. Chuẩn bị mọi thứ thật sẵn sàng từ bên trong cánh gà để thời gian trên sân khấu được sử dụng hợp lý không trì hoãn. Chẳng hạn như tập hợp đủ nhân sự cho phần trình diễn tiếp theo và đảm bảo các thiết bị, dụng cụ cần thiết cho phần trình diễn, ngoài ra còn kết hợp trơn tru với team FOH để hiệu ứng sân khấu diễn ra ăn khớp. Stage Manager chính là chìa khóa để mọi thứ diễn ra đúng thời gian, họ còn giúp xử lý hiệu quả các vấn đề về bối cảnh hay bố cục sân khấu trong chương trình nếu cần phải thay đổi.
Co được giãn được phải có MC
Lý do tại sao lại có vai trò MC tại một chương trình? Ngoài việc là người dẫn dắt nội dung giúp cho chương trình diễn ra mượt mà giàu cảm xúc hơn thì họ còn có vai trò như cầu nối giữa những người nói trên sân khấu và ban tổ chức sau cánh gà. Nếu Stage Manager có thể điều phối và xử lý vấn đề trước và sau sân khấu thì trên sân khấu trong lúc chương trình diễn ra MC chính là người trực tiếp dẫn dắt, xử lý vấn đề. Họ có thể kéo dài thời gian nếu tiết mục phía sau không chuẩn bị kịp, giúp rút ngắn nội dung nếu không kịp thời gian, họ có khả năng kiểm soát tinh thần khán giả, xây dựng không khí phù hợp nội dung và giữ cho sự kiện diễn ra mạch lạc trong suốt thời gian tổ chức. Vì vậy, tùy theo đặc tính của sự kiện, người MC có thể vô cùng hữu ích để đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra đúng giờ và suôn sẻ.
Tạo khoảng đệm giữa hai phần thuyết trình
Thông thường các sự kiện mang tính chất trình diễn và thời lượng của các phần trình diễn không nhiều thì hầu như khoảng đệm là không có, các tiết mục đều sẽ được đảm bảo trong trạng thái sẵn sàng trước khi lên sân khấu ít nhất 5 phút. Tuy nhiên, ở những chương trình như hội nghị, hội thảo, họp mặt… có sự chia sẻ của các diễn giả thì khoảng đệm là nhất thiết cần có (khoảng từ 5-7 phút), chúng sẽ hạn chế được hiệu ứng domino do phải diễn thuyết liên tục, hạn chế ảnh hưởng dây chuyền nếu có một trong các diễn giả đến trễ hoặc có thời gian để chuyển cảnh trên sân khấu và lúc này MC chính là người giúp bạn không để thời gian chết trên sân khấu.
Kịch bản chương trình chi tiết
Việc xây dựng một kịch bản chi tiết và hợp lý sẽ giúp bạn tránh được những sự lộn xộn và những điểm hổng có thể mất kiểm soát trong chương trình. Tuỳ thuộc vào tính chất sự kiện, bạn có thể không cần tính chính xác từng giây cho các hoạt động mà thay bởi việc ước lượng bằng khoảng thời gian cho để tất cả các bên đều có sự chuẩn bị thoải mái.
Kịch bản chương trình thường bao gồm: số thứ tự, thời gian bắt đầu - kết thúc, thời gian diễn ra, mô tả sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình và phần note. Công cụ được khuyến khích để sử dụng ở đây chính là bảng tính Excel, nó sẽ giúp bạn thống kê mọi thứ rõ ràng hơn. Kịch bản là thứ không thể thiếu, cực kỳ hữu ích trong việc cho bạn biết điều gì sẽ xảy ra và khi nào và nó là dụng cụ tốt nhất để điều khiển luồng chương trình diễn ra đúng theo dự kiến.
Kết luận
Trên đây chỉ là một vài lưu ý nhỏ cho việc giữ cho chương trình theo đúng timeline, có thể nó không diễn ra chính xác tuyệt đối nhưng ít nhất sẽ gần sát với timeline nhất. Hy vọng sẽ giúp bạn tiếp cận được thêm nhiều khía cạnh để tìm ra giải pháp cho vấn đề “cháy timeline” này.
Biên tập: Kiều Quyên
Nguồn: helloendless
